7 Outreach-E-Mail-Vorlagen die wirklich funktionieren (mit Beispielen)

Die beste Linkbuilding-Strategie scheitert an schlechten E-Mails. In 18 Jahren OffPage-Arbeit habe ich tausende Outreach-Mails verschickt — und dabei gelernt, dass der Unterschied zwischen 2% und 25% Antwortquote oft nur in wenigen Sätzen liegt. Hier sind sieben Vorlagen, die sich in der Praxis bewährt haben.

Das häufigste Problem: Generische Massen-E-Mails

Bevor wir zu den Vorlagen kommen, ein klares Beispiel, warum die meisten Outreach-Mails scheitern:

Die 7 Vorlagen

1. Guest-Posting-Anfrage

Betreff: Gastbeitrag-Idee für [Blog-Name]: [Konkretes Thema]

Hallo [Name],

ich lese [Blog-Name] seit [Zeitraum] — besonders Ihr Artikel über [konkreter Artikel] hat mir bei [eigenem Projekt] geholfen. Mir ist aufgefallen, dass Sie noch keinen Beitrag über [Thema] haben, obwohl Ihre Leser das sicher interessiert.

Ich arbeite seit über 18 Jahren im SEO-Bereich und könnte einen praxisnahen Beitrag schreiben über: [Thema mit 2-3 Unterpunkten]. Der Beitrag wäre exklusiv für [Blog-Name] und sofort einsatzbereit.

Hätten Sie Interesse? Gerne sende ich Ihnen eine Gliederung vorab.

Beste Grüße, Arnold

2. Broken-Link-Building

Betreff: Defekter Link auf [Seitenname] — und ein passender Ersatz

Hallo [Name],

bei meiner Recherche zu [Thema] bin ich auf Ihre Seite [URL] gestoßen — ein wirklich hilfreicher Überblick. Dabei habe ich bemerkt, dass der Link zu [Linktext/Quelle] im Abschnitt über [Thema] leider ins Leere führt (404-Fehler).

Wir haben auf offpage-optimierung.de eine aktuelle Ressource zu genau diesem Thema veröffentlicht: [URL mit Kurzbeschreibung]. Falls es als Ersatz passt, freue ich mich. Falls nicht — der 404 ist trotzdem einen Fix wert.

Viele Grüße, Arnold

3. Resource-Page-Outreach

Betreff: Ergänzung für Ihre [Thema]-Ressourcensammlung

Hallo [Name],

Ihre Sammlung zu [Thema] auf [URL] ist eine der besten, die ich kenne — ich habe sie selbst schon in Kundenprojekten empfohlen. Mir ist aufgefallen, dass ein Bereich fehlt, der Ihren Lesern helfen könnte: [konkretes Unterthema].

Wir haben dazu einen umfassenden Leitfaden erstellt: [URL]. Er deckt [2-3 Kernpunkte] ab und wird regelmäßig aktualisiert. Wäre das eine sinnvolle Ergänzung für Ihre Seite?

Beste Grüße, Arnold

4. Skyscraper-Outreach

Betreff: Aktualisierte Version von [Thema-Artikel] — mit neuen Daten

Hallo [Name],

ich habe gesehen, dass Sie in Ihrem Beitrag [Artikelname] auf den Leitfaden von [Quelle] verlinken. Die dort genannten Daten stammen allerdings aus [Jahr] und sind teilweise veraltet.

Wir haben eine aktualisierte Analyse veröffentlicht, die [konkrete Verbesserungen: neue Daten, mehr Tiefe, Praxisbeispiele] enthält. Hier der Link: [URL].

Falls Sie den Verweis aktualisieren möchten — ich freue mich. Falls nicht, war es mir trotzdem wichtig, Ihnen die aktualisierten Daten mitzuteilen.

Viele Grüße, Arnold

5. Digital-PR / Daten-basiert

Betreff: Exklusive Daten zu [Branchenthema] für [Publikation]

Hallo [Name],

für unsere Studie zu [Thema] haben wir [Datenpunkte: z.B. 500 Websites analysiert / 1.000 Unternehmen befragt]. Die Ergebnisse sind überraschend: [Ein konkretes Kernergebnis nennen].

Die vollständige Studie mit allen Grafiken steht Ihnen exklusiv vor Veröffentlichung zur Verfügung. Gerne liefere ich auch ein Kurzinterview oder Expertenzitate für Ihren Artikel.

Hätten Sie Interesse an den Daten?

Beste Grüße, Arnold

6. Experten-Roundup-Teilnahme

Betreff: Re: Ihr Experten-Roundup zu [Thema]

Hallo [Name],

[Falls eingeladen:] Vielen Dank für die Einladung zu Ihrem Roundup über [Thema]. Hier mein Beitrag:

[2-3 Absätze mit konkretem Expertenwissen, Zahlen und einem unerwarteten Insight]

[Falls nicht eingeladen:] Ich habe gesehen, dass Sie regelmäßig Experten-Roundups veröffentlichen. Falls Sie für ein zukünftiges Thema rund um OffPage SEO oder Linkbuilding einen Beitrag benötigen — ich bringe 18 Jahre Praxiserfahrung mit und liefere gerne knackige Insights statt generischer Tipps.

Viele Grüße, Arnold

7. Follow-up (universell einsetzbar)

Betreff: Re: [Originalbetreff]

Hallo [Name],

ich wollte kurz nachfragen, ob Sie meine Nachricht von [Datum] erhalten haben. Ich verstehe, dass Sie viel zu tun haben — deshalb hier die Kurzversion:

[Ein Satz, der den Kernnutzen zusammenfasst.]

Falls kein Interesse besteht, ist das völlig in Ordnung — sagen Sie einfach kurz Bescheid, dann streiche ich Sie von meiner Liste. Kein Grund für ein schlechtes Gewissen.

Beste Grüße, Arnold

Die 5 häufigsten Fehler im Outreach

1. Kein echter Bezug zum Empfänger: “Ich liebe Ihre Website” ohne konkreten Artikel zu nennen durchschaut jeder sofort
2. Sofort nach dem Link fragen: Bauen Sie zuerst eine minimale Beziehung auf — kommentieren Sie, teilen Sie Content, dann erst mailen
3. Zu viele Links in der ersten Mail: Eine E-Mail mit drei Links landet im Spam. Maximal ein Link zum eigenen Content
4. Fehlende Handlungsoption: Sagen Sie dem Empfänger genau, was der nächste Schritt ist — nicht “schauen Sie mal vorbei”
5. Keine Nachverfolgung: 80% der positiven Antworten kommen erst nach dem ersten oder zweiten Follow-up

Weiterführende Ressourcen

Diese Vorlagen sind der Startpunkt. Für die strategische Planung Ihres gesamten Outreach-Prozesses empfehle ich unseren Leitfaden zu Outreach und Pitching. Wenn Sie speziell Gastbeiträge als Strategie verfolgen, finden Sie in unserem Guest-Posting-Guide detaillierte Qualitätskriterien für die Auswahl der richtigen Blogs. Und für den Broken-Link-Building-Ansatz haben wir eine eigene Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt.

Fazit

Erfolgreicher Outreach ist keine Massenmailing-Kampagne. Es ist ein Handwerk, das auf echter Recherche, persönlichem Bezug und einem klaren Mehrwert für den Empfänger basiert. Nutzen Sie diese sieben Vorlagen als Grundgerüst — aber investieren Sie die Zeit, jede einzelne Mail individuell anzupassen. Der Unterschied zwischen einer ignorierten und einer beantworteten Mail liegt fast immer in den ersten zwei Sätzen.